Spese borsuali dell’amministratore di condominio: cosa sono e quando si pagano

In condominio, una delle questioni più discusse riguarda le spese dell’amministratore: quali sono legittime, chi deve sostenerle e fino a che punto possono essere richiesti rimborsi.
Tra le voci che generano più dubbi troviamo le spese borsuali, spesso oggetto di confronto tra condomini e amministratori.

Vediamo cosa sono, quando spettano e come devono essere rendicontate.

Cosa sono le spese borsuali

Le spese borsuali – dette anche spese vive o spese di studio – sono i costi sostenuti dall’amministratore nello svolgimento delle sue attività quotidiane.
Non si tratta di un compenso extra, ma di piccoli esborsi necessari alla gestione ordinaria del condominio.

Tra le spese borsuali più comuni troviamo:

  • cancelleria (carta, buste, etichette, cartellini per il palazzo);
  • fotocopie, fax e stampe di documenti;
  • invio di raccomandate per convocare le assemblee;
  • bollette telefoniche o PEC utilizzate per le comunicazioni condominiali;
  • buste e materiale per i verbali delle assemblee.

Si tratta generalmente di spese contenute, che l’amministratore anticipa con risorse proprie, ma che può legittimamente chiedere di rimborsare al condominio.

Cosa dice la legge sulle spese borsuali

Il rapporto tra amministratore e condomini è regolato dalle norme sul mandato: i condomini sono i mandanti, l’amministratore il mandatario.
Di conseguenza, se l’amministratore sostiene spese necessarie, documentabili e utili al condominio, ha diritto al rimborso.

La Legge 220/2012 stabilisce che al momento della nomina o del rinnovo, l’amministratore deve presentare un preventivo chiaro del proprio compenso. Le spese borsuali, però, non rientrano in quel preventivo: possono essere richieste a parte, purché siano effettive, documentate e approvate dall’assemblea.

Quando le spese borsuali sono rimborsabili

L’amministratore può chiedere il rimborso solo se le spese rispettano tre condizioni:

  1. Necessarie – senza di esse la gestione condominiale non potrebbe procedere.
  2. Utili al condominio – devono essere spese legate all’interesse collettivo e non a vantaggio personale.
  3. Documentabili – occorre uno scontrino, una fattura o un documento valido.

 Esempio: le raccomandate inviate ai condomini per convocare l’assemblea sono rimborsabili.
Al contrario, l’acquisto di un nuovo computer per lo studio dell’amministratore non lo è: si tratta di uno strumento di lavoro personale.

Spese urgenti e imprevedibili

In caso di urgenze (ad esempio comunicazioni immediate per motivi di sicurezza), l’amministratore può sostenere spese senza previa approvazione. Tuttavia, deve informare l’assemblea alla prima occasione utile e riportare i costi nel rendiconto.

Come avviene il rimborso delle spese borsuali

La procedura è semplice:

  1. l’amministratore sostiene la spesa;
  2. conserva il documento fiscale (ricevuta, fattura, scontrino);
  3. inserisce la spesa nel rendiconto annuale;
  4. l’assemblea approva o contesta in sede di bilancio.

Se la spesa non è documentata, non può essere rimborsata. Inoltre, se la voce “spese borsuali” è indicata in modo troppo generico, i condomini hanno diritto a chiedere dettagli.

Chi paga le spese borsuali

Le spese borsuali sono a carico del condominio, non del singolo condomino.
Rientrano quindi tra le spese comuni, da ripartire secondo i millesimi, e devono comparire in modo chiaro nel bilancio annuale (artt. 1130-bis e 1135 c.c.).

Spese rimborsabili
  • materiali e cancelleria usati per la gestione condominiale;
  • telefonate, PEC, raccomandate e comunicazioni ufficiali;
  • trasporti per sopralluoghi o riunioni in condominio;
  • consulenze o perizie richieste dall’assemblea.
Spese non rimborsabili
  • costi personali dell’amministratore (pasti, viaggi privati, ecc.);
  • strumenti di lavoro (computer, software, arredi ufficio);
  • spese non documentate o non approvate dall’assemblea.
Come i condomini possono verificare le spese borsuali

Per tutelarsi da addebiti indebiti, i condomini hanno diritto a:

  • visionare il rendiconto condominiale (art. 1129 c.c.);
  • chiedere chiarimenti sulle voci di spesa poco chiare;
  • non approvare spese non documentate o estranee alla gestione;
  • contestare il bilancio entro 30 giorni dall’assemblea, se necessario anche in sede giudiziale.

 

 

 

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